Praca w branży kreatywnej nie należy do najłatwiejszych. Poza dużym zaangażowaniem, wymaga umiejętnego zarządzania wszystkimi projektami w czasie (i swoim czasem również), tak aby wszystkie zadania “dowieźć” w umówionym terminie. Dodatkowo obliguje do umiejętnego balansu między pracą zespołową, stałym kontaktem z teamem i klientami przy jednoczesnym skupieniu i koncentracji na realizacji własnych części danego projektu.
Każda z nas w trakcie swojej pracy przetestowała co najmniej kilka popularnych systemów do zarządzania pracą (własną i całego zespołu), sposobów na koncentrację, porad “jak pracować wydajniej” itd. I na pewno wiemy jedno – każda z nas jest inna i trudno jest nam mówić o stałym systemie i jednolitych metodach pracy. Różne charaktery i temperamenty sprawiają, że gdy jedna z nas tworzy jakościowe teksty w rytmie największych popowych hitów, druga potrzebuje kompletnej ciszy.
Udało nam się jednak wypracować kilka rozwiązań, dzięki którym działamy skuteczniej i żaden deadline nie jest nas w stanie zaskoczyć.
Cykliczne spotkania i wymiana projektów
Podstawą efektywnego i wydajnego działania agencji copywriterskiej jest umiejętne i równomierne rozdzielenie pracy w zespole. Dlatego już od jakiegoś czasu naszą tradycją stały się cotygodniowe, poniedziałkowe spotkania, na których podsumowujemy ubiegły tydzień i mówimy o swoich planach. Dzięki temu na bieżąco analizujemy wszystkie zadania, rozwiązujemy ewentualne problemy, wymieniamy się pomysłami, a czasem także zadaniami. Takie przełamanie rutyny pozwala nam złapać oddech od naszych projektów i wnieść świeże spojrzenie do tekstów innych osób z naszego zespołu.
Siła planowania
Nic w naszej pracy nie uda się bez dobrego planu. Przez długi czas osią naszego działania był Toggl. Jednak obecnie przestaje już wystarczać i robimy nieśmiały zwrot w kierunku Asany. Cel jest jeden: rozpisane i osadzone w czasie wszystkie zadania. Dobrą praktyką jest szczegółowy harmonogram na każdy dzień – nawet najdrobniejsze zadanie jest ważne i zabiera czas, dlatego nie powinno się go pomijać. Forma? Dowolna. W naszym zespole mamy zwolenników list online, ale i tych “tradycyjnych”, papierowych. Wykreślanie tasków z listy cieszy tak samo.
Koncentracja z techniką Pomodoro
Metoda stworzona przez Francesco Cirillo w latach 80 ubiegłego wieku to prawdziwy game changer. Na czym polega? Jej sekret tkwi w podzieleniu pracy na sekcje. Czas ich trwania zależy od indywidualnych preferencji, ale optymalną długością jest segment trwający 25 minut. W tym czasie pracujemy w pełnym skupieniu, realizując wyznaczone zadanie. Jeśli piszemy tekst to skupiamy się tylko na tym – nie odpowiadamy na wiadomości, nie sprawdzamy skrzynki mailowej, a telefon wyciszamy i odwracamy ekranem do dołu. Brzmi kontrowersyjnie? Być może, ale naprawdę działa. W tym czasie jesteśmy w stanie zrobić zdecydowanie więcej i działać o wiele efektywniej. Po upływie wyznaczonego czasu, przychodzi moment lekkiego rozluźnienia. Po tych zazwyczaj 3-5 minutach przerwy, powracamy do trybu “koncentracji”. Taki schemat powtarzamy cztery razy. Po tym czasie, przychodzi w końcu moment na dłuższy 10-15 minutowy oddech. Będziecie zaskoczeni, jak wiele uda Wam się w tym czasie zrobić.
Wyłączyć słowa
A jak sprawa wygląda muzyką i jej wpływem na naszą pracę? Jak mówią zapewne “amerykańscy naukowcy”, podczas tworzenia tekstów i innych zadań wymagających koncentracji, nie powinniśmy słuchać muzyki, która ma słowa, a już na pewno nie te w naszym rodzimym języku. Rozpraszają i sprawiają, że te pisane przez nas na klawiaturze mają mniejszy sens. Inne badania z kolei mówią, że są dźwięki, które wywołują w nas pewne bodźce i są sygnałem dla naszego organizmu, że nadszedł czas pracy. Na naszym przykładzie możemy powiedzieć, że to działa. Takie magiczne zdolności ma na przykład soundtrack z filmowej serii… Harry Potter. Taski z naszej listy znikają jak za dotknięciem magicznej różdżki.